Güven Merkezi
Bu bilgilendirme; oiplan hizmeti kapsamında hangi verilerin işlendiğini, hangi verilerin işlenmediğini, verilerin nerede tutulduğunu, hangi hizmet sağlayıcılarla paylaşıldığını, uygulanan teknik ve idari tedbirleri ve ilgili kişinin haklarını açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca yürütülen veri işleme faaliyetlerinin ayrıntısı Gizlilik Politikası'nda yer alır; işbu metin bu politikanın uygulamadaki karşılığını özetler.
01Veri sorumlusunun kimliği
KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü çerçevesinde veri sorumlusuna ilişkin bilgiler aşağıdadır.
- Unvan
- Emir Ulugerçek (oiplan)
- Adres
- Barbaros Mah., Begonya Sk., Nidakule Ataşehir Batı, No:1 İç Kapı No:2, 34746 Ataşehir/İstanbul
- Elektronik posta
- destek@oiplan.com
- Telefon
- 0534 969 79 79
- İnternet adresi
- https://oiplan.com
02İşlenen ve işlenmeyen veriler
Hizmetin sunulması için gereken veriler ile hizmet kapsamında erişilmekle birlikte sunucularda saklanmayan veriler aşağıda ayrı ayrı gösterilmiştir.
oiplan sunucularında saklanmayan veriler
- E-posta içerikleri ve gelen kutusu. İletiler Google altyapısından doğrudan kullanıcının tarayıcısına aktarılır; sunucularda kopyası oluşturulmaz.
- Takvim kayıtları. Etkinlik bilgileri doğrudan Google Takvim üzerinden okunur.
- Google hesap şifresi. Kimlik doğrulama Google'ın kendi ekranında yapılır; şifre oiplan'a hiçbir aşamada iletilmez.
- Yüklenen dosyaların içeriği. Elektronik tablo, PDF ve belge içerikleri kullanıcının tarayıcısındaki yerel depolama alanında tutulur.
- Toplantı ses kaydı. Kayıt yazıya dönüştürülür; ses dosyası saklanmaz.
- Ödeme kartı bilgileri. Kart verisi oiplan'a iletilmez; ödeme, ödeme hizmeti sağlayıcısının kendi ortamında gerçekleştirilir.
oiplan sunucularında saklanan veriler
- Hesap verileri: elektronik posta adresi, ad soyad, abonelik planı ve abonelik durumu.
- Kullanıcı çalışma verileri: görevler, hatırlatıcılar, notlar ve cihazlar arası eşitleme için gereken kayıtlar.
- Toplantı tutanakları: yapay zekâ tarafından oluşturulan metin, kararlar ve aksiyon maddeleri.
- Yazım biçimi örnekleri: taslakların kullanıcının üslubuna uygun hazırlanabilmesi amacıyla, kullanıcının gönderdiği iletilerden alınan kısa metin örnekleri.
- Kişi ve müşteri ilişkileri kayıtları: kullanıcının kendi girdiği bilgiler.
- Asistan görüşme geçmişi ve asistana eklenen dosyalara ilişkin yapay zekâ özetleri. Dosyanın kendisi saklanmaz.
- Kullanım kayıtları: aylık kredi tüketimi ve hata kayıtları.
Saklanan tüm kayıtlar, veritabanı düzeyinde satır bazlı erişim denetimi (Row Level Security) ile ilgili kullanıcı hesabına bağlanmıştır. Bir kullanıcının başka bir kullanıcının kayıtlarına erişmesi teknik olarak engellenmiştir.
03Yapay zekâ ile işleme
| Konu | Uygulama |
|---|---|
| İşleme sağlayıcıları | Metin analizi Anthropic (Claude) hizmeti üzerinden yürütülür. Bu hizmetin geçici olarak kullanılamaması hâlinde aynı talep, hizmetin kesintisiz sürdürülebilmesi amacıyla OpenAI hizmetine yönlendirilir. Toplantı kaydının yazıya dönüştürülmesi OpenAI (Whisper) hizmeti üzerinden yapılır. Talepler oiplan sunucuları aracılığıyla iletilir; erişim anahtarları istemciye aktarılmaz. |
| Yedek sağlayıcıya yönlendirme | Yönlendirme yalnızca birincil sağlayıcıdan hata veya yanıt alınamaması hâlinde ve talebin işlendiği an içinde gerçekleşir. Her iki sağlayıcı da bu belgede alt işleyen olarak listelenmiştir; yönlendirme, listede yer almayan bir tarafa veri aktarımı doğurmaz. İşlenen veri türü, saklama ve model eğitiminde kullanılmama esasları her iki sağlayıcı için aynıdır. |
| Model eğitiminde kullanım | Kullanıcı verileri model eğitiminde kullanılmaz. Anılan sağlayıcıların kurumsal arayüzlerinde bu husus varsayılan olarak geçerlidir; oiplan bu varsayılanı değiştiren herhangi bir programa katılmamaktadır. |
| Talep verisinin saklanması | Yanıt üretildiği anda talebe ilişkin metin ve bağlam veritabanı kaydından silinir. Yanıtın kullanıcıya iletilmesinin ardından kaydın tamamı silinir. |
| Otomatik işlem yetkisi | Görev oluşturma, hatırlatıcı kurma, etkinlik ekleme ve e-posta gönderme dâhil tüm işlemler kullanıcının ekran üzerinden verdiği onaya bağlıdır. Onay alınmadan işlem gerçekleştirilmez. |
| Hukuki nitelik | Bu işleme faaliyetinde oiplan veri sorumlusu, anılan sağlayıcılar veri işleyen konumundadır. İşleme, sağlayıcıların kurumsal hizmet şartları ve veri işleme sözleşmeleri kapsamında yürütülür. |
04Google hizmetlerine erişim izinleri
oiplan, Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na ve Sınırlı Kullanım (Limited Use) şartlarına uygun hareket eder. Google hizmetlerinden elde edilen veriler yalnızca kullanıcıya sunulan işlevlerin yerine getirilmesi amacıyla işlenir; reklam amacıyla kullanılmaz, satılmaz ve üçüncü kişilere devredilmez.
| İzin | İşleme amacı | Daha sınırlı iznin yeterli olmama gerekçesi |
|---|---|---|
gmail.modify | İletilerin okunması, okundu ve okunmadı olarak işaretlenmesi, arşivlenmesi, taslak kaydedilmesi | Salt okuma yetkisi, işaretleme ve arşivleme işlemlerini kapsamamaktadır |
gmail.send | Kullanıcı onayıyla ileti ve yanıt gönderilmesi | Gönderme yetkisi ayrı bir izne tabidir |
calendar.events | Takvimin görüntülenmesi, etkinlik ve toplantı oluşturulması | Etkinlik oluşturma yazma yetkisi gerektirir |
drive.file | Yalnızca kullanıcının seçtiği dosyanın okunması | Google Drive için tanımlanabilecek en dar kapsamlı izindir |
Verilen izinler, Google Hesabı izin yönetimi üzerinden her zaman geri alınabilir. İznin geri alınması hâlinde oiplan'ın ilgili hizmete erişimi derhal sona erer.
05Hizmet sağlayıcılar ve verinin bulunduğu yer
Hizmetin sunulması için aşağıdaki hizmet sağlayıcılardan yararlanılmaktadır. Listede yer almayan üçüncü kişilere veri aktarımı yapılmamaktadır.
| Sağlayıcı | Hizmet konusu | Verinin bulunduğu yer |
|---|---|---|
| Cloudflare | Web sitesi barındırma, içerik dağıtım ağı, TLS | Küresel dağıtım ağı |
| Supabase | Kimlik doğrulama, veritabanı, sunucu fonksiyonları | AWS Avrupa, İrlanda (eu-west-1) |
| Anthropic | Yapay zekâ metin analizi (birincil) | Amerika Birleşik Devletleri |
| OpenAI | Ses kaydının yazıya dönüştürülmesi; birincil sağlayıcıya erişilemediğinde yapay zekâ metin analizi | Amerika Birleşik Devletleri |
| Gmail, Takvim ve Drive erişimi, oturum açma | Google altyapısı |
Yukarıdaki sağlayıcılardan bir kısmının hizmet altyapısı yurt dışında bulunduğundan, hizmetin sunulabilmesi için gereken ölçüde yurt dışına veri aktarımı gerçekleşmektedir. Aktarım, yalnızca hizmetin ifasıyla sınırlı amaçlarla yapılır. Kurumsal kullanıcılar, hizmet sağlayıcı listesi ve veri işleme sözleşmesi (DPA) taleplerini destek@oiplan.com adresine iletebilir.
06Teknik ve idari tedbirler
KVKK m.12 uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek amacıyla alınan tedbirler aşağıdadır.
- Tüm veri iletimi TLS/HTTPS ile şifrelenir;
Strict-Transport-Security(HSTS) uygulanır. - Veritabanında satır bazlı erişim denetimi tüm tablolarda etkindir. Hassas alanlarda ayrıca kolon bazlı yetki kısıtı uygulanır; istemci tarafından rol veya kurum bağlantısı değiştirilemez.
- Yapay zekâ ve entegrasyon anahtarları yalnızca sunucu tarafında tutulur; istemciye aktarılmaz.
- Sunucu fonksiyonları oturum doğrulaması gerektirir. Dışa istek ileten servis, kullanıcı bazlı istek sınırı, veri boyutu sınırı ve zaman aşımı denetimiyle korunur.
- Kullanım kotası denetimi sunucu tarafında yapılır; istemci üzerinden aşılamaz.
- Görüntülenen e-posta içeriği, ekrana aktarılmadan önce zararlı kod temizliğinden (sanitization) geçirilir.
- Güvenlik başlıkları uygulanır:
X-Frame-Options,X-Content-Type-Options,Referrer-Policy,Permissions-Policy,Cross-Origin-Opener-Policy. - İçerik Güvenliği Politikası (CSP) tanımlıdır ve raporlama modunda çalışır.
- Yönetim paneline erişim rol esaslıdır; yetkilendirme yalnızca hesap sahibi tarafından yapılır ve tüm yönetsel işlemler denetim kaydına alınır.
07İlgili kişinin hakları
KVKK m.11 uyarınca ilgili kişi, veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarını kullanabilir:
- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında verinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmiş verinin düzeltilmesini isteme,
- Verinin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Otomatik sistemler aracılığıyla yapılan analiz sonucunda aleyhine bir sonuç doğması hâlinde buna itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Talepler destek@oiplan.com adresine iletilebilir. Başvurular, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde en kısa sürede ve her hâlde en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
Uygulamadaki karşılığı
- Gmail ve Takvim bağlantısı, oiplan üzerinden veya Google Hesabı izin yönetimi üzerinden her zaman kaldırılabilir.
- Üyeliğin silinmesi hâlinde kullanıcıya ait tüm veriler yedi gün içinde kalıcı olarak yok edilir.
- Aboneliğin sona ermesi veri silinmesi sonucunu doğurmaz; hesap görüntüleme erişimine döner ve veriler dışa aktarılabilir.
- Toplantı kaydı işlevi için açık onay alınır ve onay kaydı tutulur; katılımcıların bilgilendirilmesi yükümlülüğüne ilişkin uyarı gösterilir.
08Güvenlik açığı bildirimi
Hizmete ilişkin bir güvenlik açığı tespit edilmesi hâlinde bildirimlerin destek@oiplan.com adresine iletilmesi rica olunur. Bildirimde etkilenen adres veya uç nokta, açığın yeniden üretilmesine ilişkin adımlar ve olası etkinin belirtilmesi değerlendirme sürecini hızlandırır.
Güvenli liman: İşbu politikaya uygun ve iyi niyetle hareket eden araştırmacılar aleyhine hukuki yollara başvurulmaz. Açığın kamuya açıklanmasından önce giderilmesi için makul süre tanınması beklenir.
Değerlendirme süreleri
- Bildirimin alındığı, en geç beş iş günü içinde teyit edilir.
- Doğrulanan açıklar, önem derecesine göre önceliklendirilerek giderilir.
- Talep hâlinde katkı sağlayan araştırmacının adı teşekkür kaydında belirtilir.
Makine tarafından okunabilir iletişim bilgisi: /.well-known/security.txt
İletişim
Güvenlik ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin başvurular: destek@oiplan.com
Emir Ulugerçek (oiplan) · Barbaros Mah., Begonya Sk., Nidakule Ataşehir Batı, No:1 İç Kapı No:2, 34746 Ataşehir/İstanbul · 0534 969 79 79